1. INTRODUCCIÓN
El Lavado de Activos (“LA”) es una conducta que se encuentra tipificada en el artículo 323 del Código Penal Colombiano como un delito que se comete cuando se pretende dar apariencia de legalidad, se legaliza, oculta o encubre la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino movimiento o derechos sobre recursos originados en actividades ilícitas.
Por su parte, la Financiación del Terrorismo (“FT”) es una conducta delictiva que se encuentra tipificada en el artículo 345 del Código Penal Colombiano y que se presenta cuando de forma directa o indirecta se provee, recolecta, entrega, recibe, administra, aporta, custodia o se guardan fondos, bienes o recursos, o se realiza cualquier otro acto que promueve, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga a grupos de delincuencia organizada o a sus integrantes, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros.
Con el propósito de prevenir los riesgos de LA/FT en las operaciones que realiza SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A , y para establecer de manera clara los lineamientos de la organización en esta materia, se ha elaborado este documento, el cual contiene la política general para la prevención del Lavado de Activos (“LA”) y Financiación del Terrorismo (“FT”) de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A y que sigue los lineamientos establecidos en la Circular Externa 304-000001 del 19 de febrero de 2014 y la Circular Externa 100-000005 del 17 de junio de 2014 expedidas por la Superintendencia de Sociedades.
2. OBJETIVO
El objetivo de este documento es presentar los lineamientos para la prevención del LA y FT de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A y, establecer los controles y actividades a seguir en el manejo de las operaciones comerciales, financieras y en general todas las operaciones que en el giro ordinario de sus negocios realice la Empresa con clientes y proveedores y que resulten susceptibles de ser operaciones en las cuales exista el riesgo de LA/FT.
3. ALCANCE
Esta política aplica a todos los funcionarios de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A y, a sus contratistas que desarrollan actividades para estructurar y realizar transacciones comerciales, financieras y/o operaciones, sean éstas de tipo documentario, electrónico, en efectivo, en especie o desarrollado de cualquier otra forma, y que hayan sido pactadas en moneda nacional o extranjera.
3.1 DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES
3.1.1 Contrapartes: Son las Personas naturales o jurídicas con las cuales SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden.
3.1.2 Factores de riesgo de LA/FT: Agentes generadores del riesgo de lavado de activos y/o financiación del terrorismo LA/FT.
3.1.3 Financiación del terrorismo (“FT”): Financiación de terrorismo es la recolección o suministro de fondos con el conocimiento que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo o para contribuir en la comisión de actos terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.
3.1.4 Gestión de riesgos: La aplicación sistemática de políticas, procedimientos, estructuras y prácticas de administración a las tareas de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar riesgos. Cultura, procesos y estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos.
3.1.5 LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavado de activos y financiación del terrorismo.
3.1.6 Lavado de activos (LA): Proceso en virtud del cual los bienes de origen delictivo se integran en el sistema económico legal con apariencia de haber sido obtenidos de forma lícita. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323 del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la Ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.
3.1.7 Listas restrictivas: Son aquellas listas frente a las cuales SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las Listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles.
3.1.8 Listas de control: Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas involucran la calificación de la Contraparte que figure en las mismas como de alto riesgo de LA/FT. Estas listas son definidas por el Oficial de Cumplimiento de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN SA.
3.1.9 Listas OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros – Office of Foreing Assets Control (OFAC), por sus siglas en inglés, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Designated Narcotics Traffickers – SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists – SDGT LIST), y cabecillas de organizaciones criminales o terroristas o que representan uno o todos los riesgos antes señalados.
3.1.10 Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional.
3.1.11 Operaciones inusuales: Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado.
3.1.12 Operaciones sospechosas: Operaciones que realizan las personas naturales o jurídicas, que por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no hayan podido ser razonablemente justificadas.
3.1.13 Reporte de Operaciones Inusuales (ROI): Reporte que se efectúa al Oficial de Cumplimiento de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A acerca del riesgo u ocurrencia de una operación inusual.
3.1.14 Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Reporte de una operación sospechosa que el Oficial de Cumplimiento de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A efectúa a la Unidad de Información y Análisis Financiero (“UIAF”).
3.1.15 Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos de la entidad. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.
3.1.16 Señales de alerta: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad determine como una operación normal.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 AMBITO DE APLICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE LA/FT:
Este documento es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo de LA/FT en las operaciones realizadas por parte de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A
4.2 LINEAMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT:
Para la prevención del LA/FT, SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A aplicará los siguientes lineamientos:
4.2.1 Lineamientos para la aceptación de CLIENTES y/o PROVEEDORES:
4.2.1.1 No se establecerá ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones o licitud de los recursos. Para estos efectos, no se establecerá ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas naturales o jurídicas incluidas en listas consideradas por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A como restrictivas.
Las listas restrictivas son:
-Las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas).
-Las listas OFAC – Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos
Extranjeros – Office of Foreing Assets Control (OFAC), por sus siglas en inglés.
-Aquellas otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo de LA/FT que no pueda mitigarse con la adopción de controles.
Tampoco se entablará ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo con personas jurídicas cuando alguna de las siguientes personas figure en las mencionadas listas:
-Representantes legales de la Entidad.
-Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo de la Entidad (cuando exista dicho órgano de dirección).
-Accionistas, socios o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación en la Entidad.
4.2.1.2 En la medida en que sea jurídicamente posible la terminación de los actos jurídicos correspondientes, no se mantendrán como contrapartes a personas naturales o jurídicas incluidas en listas restrictivas o cuando sus representantes legales, miembros de Junta Directiva, Consejo Directivo o accionistas, socios o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, figuren en las mencionadas listas.
4.3 LINEAMIENTOS PARA LOS CLIENTES Y/O PROVEEDORES CON UN NIVEL DE RIESGO DE LA/FT SUPERIOR Los CLIENTES y/o PROVEEDORES que reflejan un nivel de riesgo superior de LA/FT, son los siguientes:
4.3.1 Los que figuran en las listas de control adoptadas por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, definirá las «listas de control» que tendrá en cuenta SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A, para estos efectos.
4.3.2 Aquellos cuyas operaciones han sido reportadas como operaciones inusuales y que la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces las defina como de alto riesgo.
4.3.3 Los CLIENTES y/o PROVEEDORES que realizan actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad con la ley colombiana y los estándares internacionales para la prevención del LA/FT.
4.3.4 Los CLIENTES y/o PROVEEDORES internacionales ubicados en áreas geográficas de alto riesgo de LA/FT. La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, determinará las áreas geográficas que SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A considerará como de alto riesgo de LA/FT.
4.3.5 Frente a los CLIENTES y/o PROVEEDORES que reflejen un nivel de riesgo superior de LA/FT, se consagran controles más exigentes de vinculación y de control.
4.4 LINEAMIENTOS PARA EL CONOCIMIENTO DE CLIENTES Y/O PROVEEDORES
Para el conocimiento de los CLIENTES y/o PROVEEDORES se aplicará lo establecido en las políticas del área de Contabilidad de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A, las cuales permiten su identificación plena y confiable, así como la verificación de la Información suministrada por éstos.
4.5 LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE OPERACIONES DE LOS CLIENTES Y/O PROVEEDORES Y DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES
Para efecto de determinar eventuales Operaciones inusuales se adoptará un sistema de control de las operaciones de las Contrapartes, basado en los siguientes aspectos:
-Principio «conozca a su CLIENTE/PROVEEDOR».
-Principio «conozca el mercado».
-Instrumentos para detección de operaciones inusuales.
Los anteriores principios e instrumentos, se desarrollarán con la aplicación de los controles mencionados en el presente documento.
5. DESARROLLO DE LAS POLÍTICAS DE LA/FT
A continuación se describen los controles específicos aplicables:
5.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS CONTROLES GENERALES DE LA/FT EN CLIENTES Y/O PROVEEDORES
5.1.1 Identificar a los CLIENTES y/o PROVEEDORES – Información y documentación requerida:
Además de la información y documentación que se requiere de los CLIENTES y /o PROVEEDORES en el Formulario del Registro Único de Proveedores y/o Clientes, para efectos de la prevención del control del LA/FT se exigirá:
5.1.1.1 Declaraciones relacionadas con la prevención y control al LA/FT.
5.1.1.2 Certificación de aplicación de normas de prevención del LA/FT, para empresas obligadas a adoptar sistemas de prevención del LA/FT.
5.1.1.3 Certificación de la participación en el capital de accionistas, socios o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación. Esta certificación solo se exige para el caso de personas jurídicas, en las que por su naturaleza sus accionistas, socios o asociados no figuran en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social.
5.1.2 Verificar si el CLIENTE y/o PROVEEDOR está dentro de los lineamientos de aceptación y realizar la revisión de listas restrictivas:
Antes de establecer una relación jurídica o contractual debe efectuarse una revisión en las listas restrictivas (listas de la OFAC y listas de las Naciones Unidas) respecto de los CLIENTES y/o PROVEEDORES, ya sean personas naturales o jurídicas. Esta revisión le corresponde al área de contabilidad de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A
El control de listas restrictivas en el caso de personas jurídicas siempre incluye:
-A la persona jurídica.
-A Representantes legales de la persona jurídica.
-A los Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo de la persona jurídica (cuando exista dicho órgano de dirección).
-A los Accionistas, socios o asociados que tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación en la persona jurídica.
Para la revisión de las listas, el responsable tomará los datos de las personas naturales o jurídicas a revisar del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social y de la relación de socios o accionistas con más del cinco por ciento (5%) del capital social, aporte o participación. Esta certificación solo se exigirá para el caso de personas jurídicas, en las que por su naturaleza sus accionistas, socios o asociados no figuran en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social.
Cuando se aplique el control de listas y se encuentren coincidencias en alguna de las listas restrictivas se suspenderá el proceso y no se deberá llevar a cabo ningún tipo de operación, debiéndose notificar de inmediato sobre este hecho a la Unidad de Ética y Cumplimiento de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A o a quien haga sus veces. La Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, remitirá al responsable las sugerencias de dicha Unidad, para que el área responsable tome la respectiva decisión, en torno a si se suspende o no el proceso de vinculación o contratación.
5.1.3 Determinar tipos de CLIENTES y/o PROVEEDORES que pueden representar un riesgo superior de LA/FT
Para determinar los tipos de CLIENTES y/o PROVEEDORES que pueden representar un riesgo superior de LA/FT, se efectuarán las siguientes actividades:
5.1.3.1 Revisar si la Contraparte figura en alguna de las listas de control definidas por la Unidad de Ética y Cumplimiento de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A o por quien haga sus veces.
5.1.3.2 Revisar si la contraparte realiza actividades calificadas como de alto riesgo de LA/FT de conformidad con la ley colombiana y los estándares internacionales para la prevención del LA/FT. Esta revisión le corresponde al área de contabilidad de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A
5.1.3.3 En caso de Contrapartes internacionales, revisar si la Contraparte se encuentra ubicada en áreas geográficas de riesgo.
En ocurrencia de cualquiera de los eventos enunciados anteriormente, la Contraparte se considerará de riesgo superior de LA/FT y será objeto de un proceso de debida diligencia, motivo por el cual se deben aplicar a esta Contraparte, adicionalmente, los controles definidos en el siguiente punto.
5.1.4 Aplicar un proceso de debida diligencia de Contrapartes que representan un riesgo superior de LA/FT
Los CLIENTES y/o PROVEEDORES que reciban una calificación de riesgo superior de LA/FT, son objeto de las siguientes medidas:
5.1.4.1 Llevar a cabo entrevistas con los CLIENTES y/o PROVEEDORES y/o visitas a sus oficinas o instalaciones.
5.1.4.2 Solicitud de documentación adicional al CLIENTE y/o PROVEEDOR.
5.1.4.3 La aprobación de CLIENTES/PROVEEDORES con nivel de riesgo de LA/FT superior, se llevará a cabo por una instancia superior a la que normalmente corresponde dicho procedimiento.
5.1.4.4 Igualmente, se deberá obtener tal aprobación del nivel superior (mínimo Jefe de área) para continuar con la relación comercial en caso en el que el CLIENTE y/o PROVEEDOR, adquiera tal calidad.
5.1.4.5 Se ejercerá un especial control para la actualización anual de información y documentación. En el caso en el que algún CLIENTE y/o PROVEEDOR de este tipo no actualice la información, este hecho es analizado como una «señal de alerta».
5.1.5 Controles para la prevención del LA/FT en el proceso de pagos:
5.1.5.1 Endoso de facturas: Se efectuará un control de listas restrictivas frente a los tenedores legítimos de facturas que han sido endosadas por la Contraparte de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A (vendedor de los bienes o prestador del servicio). En caso de figurar dichos tenedores en listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de Operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento o a quien haga sus veces para que ésta a su vez elabore el reporte de Operación sospechosa a la UIAF cuando lo considere pertinente.
5.1.5.2 Cesión de derechos económicos: Se efectúa un control de listas restrictivas frente a los cesionarios del crédito o de los derechos económicos. En caso de que algún cesionario del crédito o de los derechos económicos figure en las listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de Operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento o a quien haga sus veces para que ésta a su vez elabore el Reporte de operación sospechosa a la UIAF cuando lo considere pertinente.
5.1.5.3 Cesión de posición contractual: Antes de autorizar una cesión de posición contractual, se efectúa un control de listas restrictivas en relación con el respectivo cesionario. Si el cesionario figura en dichas listas, la cesión no será autorizada por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A . Sin perjuicio de lo anterior, antes de proceder al pago, se efectuará un control de listas restrictivas frente a dicho cesionario de posición contractual. En caso que figure en las listas restrictivas, se efectúa un reporte interno de Operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento o a quien haga sus veces para que ésta a su vez elabore el Reporte de operación sospechosa a la UIAF cuando lo considere pertinente.
5.1.5.4 Pagos recibidos por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A: Los pagos que efectúen las Contrapartes a SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A deben ser realizados de forma directa y con recursos propios y no a través de terceros ni con recursos de terceros. Solo se admiten pagos de terceros, por autorización previa, expresa y que deberá constar por escrito, del Gerente General o Director Financiero de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A , la cual puede darse sólo en consideración a circunstancias excepcionales que imposibiliten o hagan muy gravoso el pago directo. Antes de dar dicha autorización, el área encargada de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A efectuará una verificación en las listas restrictivas del tercero que efectuará el pago. La autorización respectiva solo se podrá otorgar si la verificación de listas da resultados satisfactorios. En caso de que área de Contabilidad detecte que se están efectuado pagos por terceros no autorizados, ésta efectuará un reporte interno de Operación inusual a la Unidad de Ética y Cumplimiento o a quien haga sus veces, dado que esta circunstancia se considera una señal de alerta. La Unidad de Ética y Cumplimiento a su vez realizará el reporte de Operación sospechosa a la UIAF cuando lo considere pertinente.
5.2 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS OPERACIONES DE LOS CLIENTES Y/O PROVEEDORES E INSTRUMENTOS PARA LA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES
Para realizar el seguimiento y control de las operaciones de los CLIENTES y/o PROVEEDORES y detectar eventuales operaciones inusuales, los responsables se deben apoyar en el conocimiento del CLIENTE y/o PROVEEDOR y del mercado y en las señales de alerta. Para realizar el seguimiento y control de las operaciones, con el fin de poder detectar eventuales operaciones inusuales, se tienen en cuenta los siguientes instrumentos:
5.2.1 Conocimiento del mercado: Los responsables del control y seguimiento de los CLIENTES y/o PROVEEDORES deben conocer las características particulares de sus actividades económicas y el mercado en el que actúan. Los responsables del control y seguimiento de los CLIENTES y/o PROVEEDORES deben conocer las características particulares de sus actividades económicas y el mercado en el que actúan. Así mismo, el responsable debe considerar como una Operación inusual aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de la Contraparte o no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado.
5.2.2 Señales de alerta: Para identificar eventuales señales de alerta de LA/FT, el responsable debe tener en cuenta las señales de alerta de LA/FT que se detallan a continuación:
5.2.2.1 No se presentan los documentos de referencias comerciales requeridos.
5.2.2.2 El pasado financiero no está claro o se presenta oposición a entregar información sobre la actividad laboral, negocio y procedencia de fondos.
5.2.2.3 Negativa a presentar información sobre capacidad crediticia.
5.2.2.4 Interés de establecer vínculos comerciales con SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A a nombre de un tercero del que no se presenta información clara y completa.
5.2.2.5 Hallarse registrado en listas restrictivas.
5.2.2.6 Tratándose de extranjeros, la existencia de problemas comerciales o judiciales en el país de origen.
5.2.2.7 Que en la entrevista, el proveedor se muestre renuente o molesto a contestar preguntas, o que sus respuestas sean evasivas frente al conocimiento del mismo.
5.2.2.8 Que muestre renuencia a suministrar documentos de identidad de sus propietarios o referencias.
5.2.2.9 Los datos suministrados por el proveedor y/o cliente no son congruentes o verdaderos, son desactualizados, inverificables o insuficientes y el proveedor y/o cliente insiste en no aclararlos o completarlos.
5.2.2.10 Proveedores y/o clientes potenciales cuyos negocios o fuentes financieras no estén claros, o que muestren reticencia a dar detalle sobre la procedencia de sus fondos.
5.2.2.11 Que se nieguen a revelar relaciones con otras empresas o instituciones financieras.
5.2.2.12 Amenaza o intento de soborno al funcionario de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A con el fin de que acepte información incompleta o falsa.
5.2.2.13 Proveedores y/o Clientes cuyas operaciones no corresponden con la realidad del mercado.
5.2.2.14 Realizar operaciones por intermedio de un apoderado sin que exista una razón válida para utilizar este mecanismo.
5.2.2.15 Cuando una misma persona actúa como representante legal o propietario de diferentes empresas, y todas tienen la misma dirección o teléfono.
5.2.2.16 Registra como dirección un apartado de correos o la dirección de la empresa coincide con la de otras empresas sin vínculo aparente.
5.2.2.17 Que el proveedor y/o cliente o algunos de los administradores o socios figuran en las listas de control adoptadas por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A o hayan aparecido en medios de comunicación o en las listas clasificadas como presuntos vinculados a actividades ilícitas.
5.2.2.18 La situación financiera de la empresa no concuerda con el tipo de ingresos de la actividad de la empresa o de sus socios.
5.2.2.19 El proveedor y/o cliente que se niega a informar el origen de sus recursos.
5.2.2.20 Varias empresas tienen en común socios o accionistas, gerentes, administradores o representantes legales, sin que se hayan reportado como grupo empresarial, ni exista una justificación clara.
5.2.2.21 Proveedor y/o cliente cuyas operaciones no corresponden con la información financiera suministrada por éste o que cambian frecuentemente sus datos; dirección, teléfono, etc.
5.2.2.22 Empresas que no poseen agencias ni sucursales, sin embargo, realizan varias operaciones de sumas importantes en diferentes ciudades o países, las cuales no cuentan con clara relación con su actividad económica.
5.2.2.23 La empresa se rehúsa a recibir a los funcionarios de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A en sus oficinas.
5.2.2.24 Proveedor y/o cliente que se niegan a entregar la relación de socios que tenga el cinco por ciento (5 %) o más del capital social.
5.2.2.25 Existen cuantías importantes de cuentas por pagar a particulares cuando éstos no tienen vínculo claro con la empresa o actividad económica definida.
5.2.2.26 El Proveedor es una persona públicamente expuesta – PEP (por ejemplo: personas que ocupan cargos públicos, con reconocimiento público, que manejen recursos públicos).
5.2.2.27 La empresa tiene nuevos propietarios.
5.2.2.28 Proveedores que presentan altos volúmenes de compras de contado y un alto porcentaje lo hacen en efectivo.
5.2.2.29 Entrada de socios no conocidos.
5.2.2.30 Clientes que realizan pagos por encima de lo adeudado y solicitan devolución de lo cancelado en exceso.
5.3 PROCEDIMIENTOS PARA EL ANÁLISIS Y REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES
Cuando en aplicación de los instrumentos especificados en el numeral anterior se detecten Operaciones inusuales el responsable debe proceder de inmediato a reportarlas a la Unidad de Ética y Cumplimiento o a quien haga sus veces, para lo cual se tendrá en cuenta el procedimiento de reporte de Operaciones inusuales vigente.
En el reporte interno se debe dejar constancia del análisis realizado a la Operación inusual detectada, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.
5.4 DECISIÓN SOBRE LA INICIACIÓN O MANTENIMIENTO DE LA RELACIÓN COMERCIAL O JURÍDICA CON LA CONTRAPARTE POR OPERACIONES INUSUALES O SEÑALES DE ALERTA
5.4.1 La Unidad de Ética y Cumplimiento o quien haga sus veces, emitirá una recomendación en relación con entablar, continuar o no una relación comercial o jurídica con la persona o entidad objeto del reporte y las acciones a seguir, pero corresponde al área reportante tomar la decisión respectiva. Los casos especialmente graves y/o relevantes que impacten a la empresa, son sometidos a consideración del gerente de la compañía.
5.4.2 La Unidad de Ética y Cumplimiento o quien haga sus veces, estudiará el caso, pudiendo solicitar la documentación adicional que considere necesaria.
5.4.3 La Unidad de Ética y Cumplimiento o quien haga sus veces, en un plazo de quince (15) días hábiles comunicará al área reportante los resultados del estudio, en reunión en la cual se definirá igualmente un plan de trabajo sobre la situación correspondiente.
5.4.4 Si se define que el caso es relevante o grave se remitirá a consideración del Gerente General de la compañía. Si no lo es, la Unidad de Ética y Cumplimiento o la que haga sus veces, efectuará un acompañamiento al área, trasmitiendo su recomendación en relación con el asunto reportado.
5.5 REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS:
5.5.1 La Unidad de Ética y Cumplimiento o quien haga sus veces confrontará la operación detectada como inusual o la señal de alerta identificada, con la información acerca de las Contrapartes y de los mercados, y realizará los demás análisis que estime pertinentes, para lo cual podrá apoyarse en el área de negocios reportante y en las distintas dependencias de SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A, que dicha Unidad considere pertinente.
5.5.2 Con base en dicho análisis determinará si la operación es o no sospechosa y presentará al Oficial de Cumplimiento las recomendaciones del caso.
5.5.3 La decisión de proceder o no al Reporte de Operación sospechosa ante la UIAF, es del Oficial de Cumplimiento.
5.5.4 En todo caso que se resuelva hacer un reporte de Operación sospechosa el Oficial de Cumplimiento debe estudiar si, en su criterio, se debe o no presentar una denuncia penal, si se considera que se han presentado y configurado un delito que deba ser puesto en conocimiento de las autoridades competentes.
6. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO
La inobservancia de las presentes políticas de LA/FT se sancionará de conformidad con lo establecido en las directivas corporativas, en el Reglamento Interno de Trabajo vigente y en las normas que sean aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales, administrativas o civiles previstas en la ley.
7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT:
Las políticas de LA/FT a que se refiere este documento estarán vigentes a partir del día (9) de noviembre de 2016 pero podrán ser modificadas en cualquier momento por SEI SISTEMAS E INSTRUMENTACIÓN S.A, en cuyo caso se comunicará lo pertinente mediante la publicación de dichas modificaciones en los medios que sean idóneos y aceptados por la Leyes colombianas vigentes.